367774

Information för leverantörer av varor och tjänster till Brf. Eken

HSB Brf. Eken i Malmö är en bostadsrättsförening med 71 lägenheter och 6 lokaler i närheten av Värnhemstorget i centrala Malmö. Vi vill här kort förklara några punkter som är viktiga att komma ihåg när ni levererar varor och tjänster till oss.
 
Leveranser
Vanlig post (brev) skickas till:
   HSB Brf Eken i Malmö
   Föreningsgatan 54
   212 14 Malmö

Lägger man post och meddelanden direkt i brevlådan finns denna i röd dörr till höger om Föreningsgatan 54b märkt ”Brf Eken”.
Mindre paket som skickas med posten (eller motsvarande leveranstjänster) ser vi gärna att man skickar till utlämningsställe då vi inte har personal på plats i huset.
Större leveranser som sker direkt till föreningen måste aviseras i förväg så att någon från föreningen kan ta emot denna. Notera att det inte finns någon lastplats utanför huset utan man får ta gatan eller gatuparkering i anspråk. För leveranser som skall tas in till gården eller ner via källartrappor är porten till gården placerad på Celsiusgatan 13a. Vi har inte heller möjlighet att lasta av leveranser från transportfordon utan detta skall ingå i leveransen.
 
Hantverkare, servicepersonal mm.
För att komma in i de flesta utrymmen i fastigheten räcker det oftast med nyckelbricka. Kontakta i god tid innan ni behöver tillträde ansvarig för beställningen för att hämta ut en sådan. Gäller det kortare eller akuta besök så kontakta styrelsen så ser vi till att någon finns på plats för att släppa in er. Behövs omklädningsrum, toaletter och matplats till personal så finns detta att tillgå i huset. Dock saknas duschmöjligheter. Föreningen har inga parkeringsplatser utan vi hänvisar till gatuparkering som finns i området för eventuella företagsfordon.
 
Fakturering
Föreningen eftersträvar att alla korrekta och kompletta fakturor betalas inom 30 dagar från att vi mottagit denna. För att detta skall ske så smidigt som möjligt så finns det några saker att tänka på. Då föreningen sköter all fakturahantering via HSB Malmö betyder detta att fakturor inte skall skickas till föreningen på Föreningsgatan 54 utan skall skickas till följande adress och med märkning:
   HSB Brf Eken i Malmö
   2032 000
   FE 408
   838 73 Frösön

 
Alternativt kan ni skicka fakturan som pdf-fil via e-post till:
   pdf.faktura.malmo@hsb.se
 
Märkning skall dock vara samma som ovan och skall framgå både på faktura och i e‑postmeddelandet.
 
På fakturan skall det tydligt framgå följande:

  • ert företagsnamn och organisationsnummer
  • vad som är beställt eller utfört
  • vem som är er kontaktperson samt telefonnummer och e-postadress till denne
  • vem som är föreningens referens/beställare
  • eventuell märkning av faktura enligt beställning
  • eventuellt underlag till faktura (tidrapporter, fakturor, journaler, kvitton mm)

Om dessa uppgifter saknas kommer föreningen återsända fakturan och begära komplettering.
 
Notera att då föreningen har central hantering av fakturor (inläsning, kontering och attestering) så behöver föreningen 30 dagars betalningstid. Kortare betalningstider än så blir svårt att hantera i vårt bokföringssystem.
 
Order-, fakturerings- och expeditionsavgifter eller andra avgifter som pålagts av leverantör eller tredje part godkännes ej.
Eventuell dröjsmålsränta där föreningen är orsak till sen betalning godtas till referensräntan + 8 procentenheter (enligt 6 § räntelagen).
Föreningen godtar inga förskottsbetalningar på beställda arbeten. Faktura får endast skickas då arbetena är utförda eller varor levererade om inte annat överenskommits.